Túl sokszor hallani olyan híreket a médiában, hogy hogyan loptak el közös képviselők milliókat az általuk kezelt társasházaktól, így a bennük megbízó tulajdonosoktól. Legutóbb például a 444.hu hozott le cikket egy orosházi közös képviselőről, aki közel egy millió forintot sikkasztott el egy 15 lakásos társasház tulajdonosaitól.

Ilyenkor mindig felmerül a kérdés: hogyan tudta ezt véghez vinni? Hogy lehet, hogy nem tűnt fel senkinek, az említett esetben például majd három éven keresztül az, hogy elszivárog a pénz a kasszából? A válasz legtöbbször egyszerű: hiányzik az ellenőrzés.

Ebben a bejegyzésben összeszedtem, hogyan tudjuk alaposan, mégis egyszerűen és gyorsan ellenőrizni a közös képviselő tevékenységét.

A számvizsgáló bizottság (Szvb)

Egy ilyen bizottság felállítása az első lépése annak, hogy kontrollt gyakoroljanak a közös képviselő felett a tulajdonosok, ugyanis a Tht. 51.§-a az ő jogkörükbe utalja a rendszeres ellenőrzést.

Ez alatt tulajdonképpen annyit kell érteni, hogy a könyvelést áttekintik. Azaz megnézik a bankszámla kivonatokat, a pénztárkönyveket, megnézik hogy az egyes tranzakciók során a kifizetett összeg egyezik e a számlán feltüntetettel. Nagyon fontos azt is nyomon követni ilyenkor, hogy minden kimenő átutalás mögött van e számla - mivel ennek hiányában kifizetés nem is történhet hivatalosan.

Tulajdonosi ellenőrzés

Ha van, ha nincs Szvb, a tulajdonosok nem dughatják homokba a fejüket, hiszen ők is ellenőrizhetik a házuk pénzügyeit - legkésőbb az éves beszámoló alkalmával. Ilyenkor a legegyszerűbb, ha megkérjük a közös képviselőt, hogy hozza magával a közgyűlésre az év első és utolsó bankszámla kivonatát és pénztár könyvét - mindet, eredetiben. Ez azért fontos, mert a pénzeszközök nyitó és záró egyenlege közötti különbségének meg kell egyeznie a beszámoló összes bevétel és összes kiadás sorának különbségével. Ha ez nem egyezik akkor ott már sejthető, hogy valami gond van!

Egyébként én szoktam javasolni a pénztárak megszüntetését, mert a bankszámlát egy harmadik fél kezeli, zárt rendszerben, így annak adataiba belenyúlni senki nem tud - míg egy pénztár esetében ez mindig kérdéses.

Bankszámla ellenőrzése

Előfordul, hogy a közös képviselő ellenőrzéséhez a létező egyik legszigorúbb módot választják a tulajdonosok: korlátozzák a pénzeszközökhöz való hozzáférését az azokkal való rendelkezését, azaz kettős aláírást alkalmaznak. Ez először jó ötletnek tűnhet főleg a sikkasztások tükrében, hiszen így végképp lehetetlen hogy úgy utaljon el a közös képviselő akár sok millió forintot a társasház bankszámlájáról, hogy az senkinek nem tűnik fel.

Azonban azt mindenképpen megjegyezném, hogy a tapasztalat sajnos azt mutatja, hogy ez a fajta ellenőrzés csak ritka esetekben működik, hiszen a legtöbb bank esetében a már rögzített utalások jóváhagyására csak korlátozott időkeret áll rendelkezésre (24-72 óra). Illetve nagyon sokszor előfordul, hogy az aláírók ezen jogukat arra használják, hogy saját érdekeik előtérbe helyezését kényszerítsék ki a közös képviselőtől.

Így sokkal inkább javaslom, hogy az Szvb részére betekintési jogot biztosítsunk a bank internetes felületén, így bármikor ellenőrizhetik a pénzmozgásokat, gyanú esetén rövid időn belül tudnak lépni, de a kifizetések gördülékenyek.

Könyvvizsgálat

Szeretném leszögezni, hogy a könyvvizsgálat nem kötelező - húsz millió forintot meghaladó éves pénzforgalom esetében sem -, ugyanakkor egy ilyen szolgáltatás igénybevétele semmiképpen nem hátrány, ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy a könyvvezetés és a beszámoló megfelel e a törvényi előírásoknak. Fontos megjegyeznem, hogy a könyvvizsgáló azt nem fogja ellenőrizni, hogy az adott munka valóban megtörtént e, mindösszesen azt, hogy a kifizetéshez kapcsolódóan minden megfelelően dokumentálva van e - számlák, szerződések, teljesítésigazolások.

Mindenki felelős egy kicsit

A hasonló sikkasztásos esetben az a szomorú tény, hogy a tulajdonosok csak évekkel később jönnek rá, hogy gond van, így az ilyen személyek tulajdonképpen gond nélkül folytatják tevékenységüket, pedig a fenti egyszerű ellenőrzések elvégzésével nagyon hamar ki tudna derülni!